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Conclusiones clave de ZDNET

• Gmail Flows ahora puede usar IA para procesar el correo electrónico entrante.
• Google Workspace y los usuarios de IA que pagan obtienen las nuevas herramientas.
• Los límites de procesamiento mensual pueden paralizar las bandejas de entrada pesadas.

El Dios da y el Dios quita. Acabo de encontrar una nueva característica interesante de IA en Gmail que podría resultar indispensable para las personas con mucho correo electrónico. Eso es lo que da. Pero la función está bastante limitada por la cantidad de correos electrónicos que procesará antes de detenerse. Eso es lo que quita.

En diciembre, Google anunció Google Workspace Studio, una herramienta para automatizar una variedad de tareas dentro de la plataforma. Por supuesto, necesitabas una cuenta de Workspace para que esto estuviera disponible. Al menos entonces. Ahora Studio está abierto a más usuarios.

Workspace Studio para todos (principalmente)

A partir de mi artículo sobre Gemini en Gmail de abril, Workspace Studio Flows (el nombre de Google para los pequeños miniscripts) no estaba disponible para mi cuenta del plan Google AI Pro de $20 al mes. Sin embargo, la semana pasada noté un nuevo ícono en la parte superior de mi interfaz de Gmail.

Gemini me dice que esta adición es parte de una gran actualización del panel lateral que se lanzó en mayo y que se propagó a través de las llamadas cuentas de usuario «premium» a finales de mayo y junio. Premium en este contexto significa que estás pagando por el servicio Google AI Pro de $20 al mes o por el servicio Google AI Ultra de $100 al mes.

Tengo Google AI Pro, así que tengo el ícono mágico. Mi esposa no está suscrita a ese plan, por lo que su interfaz de Gmail no tiene la función que voy a describir.

En cuanto a si los planes de IA valen la pena, obtienes más uso de Gemini con los niveles pagos. Mi esposa usa mucho el Gemini gratuito. Limita su uso principalmente a mensajes de texto. Tan pronto como intenté generar más de unas pocas imágenes de Nano Banana, me encontré con bloqueos de uso. Es por eso que originalmente actualicé a Pro.

En cualquier caso, diría que esta nueva capacidad de Workspace Studio Flows hace que valga la pena comprar AI Pro, excepto por las limitaciones. Ese problema debilita el valor, al menos para los usuarios habituales de correo electrónico (las personas exactas que más lo necesitan).

La interfaz del panel lateral

Una vez que hagas clic en el ícono, se abrirá un panel lateral de Flow. Aunque Google llama a la herramienta de secuencias de comandos Workspace Studio, las secuencias de comandos que crea se denominan «Flujos».

Google proporciona scripts de inicio que puede utilizar como ejemplos para crear sus propios flujos.

Para hacer que esto cante, haga clic en «Hacer más en Studio», donde podrá hacer (esperar) más.

Haz más en Studio

Aquí es donde las cosas empiezan a ponerse realmente interesantes. Cuando ingresa a Studio, se le presentan algunas opciones de muestra más para comenzar.

Al hacer clic en el flujo «Obtener titulares de noticias resumidos diariamente» se le presentará la interfaz de secuencias de comandos de Studio. En este primer ejemplo, el flujo notifica mediante Chat en lugar de Gmail.

Este enfoque enfatiza un punto importante: los flujos de Studio son para algo más que Gmail. Los flujos funcionan con Chat, Docs, Meet y más. Solo estoy mirando Gmail porque Google ha proporcionado una gran actualización al sistema de filtrado que no había cambiado mucho en más de 20 años.

Ya en 2023, describí cómo quería que Gmail hiciera un mejor uso de la IA para calificar y categorizar mi correo electrónico entrante. Finalmente, después de 31 meses, el sistema lo hace. Bueno, excepto por la parte de «quitar» que profundizaremos más adelante. Queja.

Definir un disparador

Los flujos deben comenzar con un desencadenante, al que Google llama iniciador. Quiero que Google asigne correctamente todos los comunicados de prensa y correos electrónicos promocionales con intención periodística a una etiqueta. He escrito muchos filtros a lo largo de los años. Pero debido a que todos los que me envían correos electrónicos sobre cosas que quieren que escriba un artículo sobre algo sobre lo que quieren llegar a los lectores de ZDNET utilizan una estructura de correo electrónico completamente diferente, ninguna herramienta determinista puede resolver el problema.

Pero la IA puede acercarse. Sin embargo, para hacerlo, la IA tiene que revisar cada correo electrónico que llega a mi bandeja de entrada. Y entonces, configuré mi activador inicial en «Cuando recibo un correo electrónico». Lamentablemente, no puedo usar esta herramienta en correos electrónicos antiguos, pero bueno, tomaré lo que pueda conseguir.

Puede elegir la herramienta para escanear todos los correos electrónicos o mensajes que cumplan con las pruebas de filtrado típicas, como palabras clave específicas o cadenas de texto. Dado que este último enfoque nunca ha sido lo suficientemente completo para funcionar para mí, quiero que se analicen todos los mensajes. Luego quiero que Géminis utilice su considerable inteligencia para decidir si el correo electrónico es un reclamo de atención periodística.

Elige una acción

Una vez que tu Flow comienza con un disparador (en nuestro caso, un nuevo correo electrónico), es hora de obligarlo a hacer algo. Quiero que la IA determine si un correo electrónico tiene una intención periodística. Lo primero que pensé fue utilizar la acción Preguntar a Géminis.

Pero una vez que ejecutas esa acción, debes configurar una serie de pruebas y subacciones. Mientras me desplazaba hacia abajo, noté la opción Agregar etiquetas con Gemini, que parecía estar más dirigida a lo que quería lograr.

Para utilizar esta función, debe activar las etiquetas impulsadas por IA. Studio insiste en que mantengas las seis etiquetas mostradas, pero no es necesario que las actives. Si desea crear su propia etiqueta impulsada por IA, haga clic en el botón.

Aquí puede especificar la cadena de texto que desea para su etiqueta, así como el mensaje. Utilicé Gemini para ayudarme a crear un mensaje. Me tomó algunos intentos, pero obtuve algo que me gustó.

Una vez que hayas creado tu Flow, puedes probarlo. Primero, deberá elegir un mensaje de correo electrónico para realizar la prueba. Studio le proporcionará algunos correos electrónicos recientes, pero si escribe una cadena de búsqueda, mostrará otros correos electrónicos que puede utilizar como datos de prueba. Haga eso y luego ejecute la prueba.

Eso es todo lo que hay que hacer. En teoría, podría crear filtros basados ​​en IA para todo tipo de desafíos de flujo de correo electrónico.

Hay algunas limitaciones. Por ejemplo, puedes usar Flujos para crear borradores, pero debes hacer clic con la mano en ellos para enviarlos. Este enfoque tiene cierto valor, porque si escribe un mensaje que es demasiado abierto, no tiene idea de lo que la IA enviará a las personas que se comunican con usted.

En general, creo que se trata de una gran mejora para Gmail. Excepto…

El Google quita

La característica que he descrito no es ilimitada. Como cualquier otro servicio de IA basado en la nube, hay muchas ocasiones en las que puedes usar la IA antes de que el proveedor te interrumpa.

Según la página de límites de Google, el nivel Pro de $20 al mes le brinda 2000 ejecuciones de flujo por mes. En otras palabras, su secuencia de comandos puede analizar 2000 mensajes de correo electrónico entrantes al mes. Después de eso, el servicio se cierra.

Este mes ha sido un gran mes, pero no es tan inusual. Debido a todas las novedades de Fable, recibí 7.724 mensajes de correo electrónico en una semana. Normalmente recibo unos miles de correos electrónicos cada semana. Como tal, el nivel Pro de $ 20 al mes me duraría tal vez una semana.

En un mes ajetreado (grandes noticias sobre IA, Prime Day, vacaciones de invierno, etc.), puedo recibir más de 10.000 mensajes de correo electrónico. Eso es más de lo que permitirá incluso el nivel Google AI Ultra de $ 100 al mes. Ultra alcanza un máximo de 10.000 ejecuciones de flujo por mes.

La utilidad de esta función probablemente dependerá de si se encuentra en la zona Ricitos de Oro. Necesita recibir suficientes mensajes de correo electrónico que son demasiados para administrarlos sin ayuda de IA, pero pocos suficientes para procesarlos dentro de las limitaciones de ejecuciones por mes.

Probablemente superaría mis límites incluso si consumira un Benjamin cada mes, y eso con un solo flujo. Crear un montón de flujos para permitir que la IA realmente me ayude a organizar mi correo electrónico para maximizar la productividad no es ni remotamente posible con los límites actuales de Google.

Una nota rápida: Gemini me recordó que estos límites mensuales no se aplican hasta el 1 de julio. Google ha permitido a los usuarios volverse bastante locos con sus flujos, pero están tomando medidas enérgicas a partir del 1 de julio. Esa misma página de límites que señalé antes dice: «Acceso promocional. La aplicación de límites comienza el 1 de julio de 2026».

Se dice que Bob Hope, el cómico de mediados del siglo XX, dijo: «Un banco es un lugar que te prestará dinero si puedes demostrar que no lo necesitas». Entonces, aquí está mi conclusión simple. Los flujos tienen un enorme potencial. Son increíbles, incluso en esta versión inicial. Pero si realmente los necesitas porque tienes mucho correo electrónico que administrar, quedarás cortado.

Tal vez cuando (o si) los costos de la IA bajen, esa situación no será el caso. Al menos sabemos que la tecnología existe y está implementada. Si es usuario de correo electrónico de Ricitos de Oro, esta capacidad es un gran recurso. Para el resto de nosotros, esta característica probablemente será otra fuente de frustración para la IA.

¿Un límite de flujo mensual de 2000 correos electrónicos sería suficiente para su bandeja de entrada o alcanzaría el techo demasiado rápido? Háganos saber en los comentarios a continuación.

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