¿Con qué frecuencia se encuentra trabajando temprano en la mañana, tarde en la noche o incluso los fines de semana? Ya sea que esté respondiendo a los correos electrónicos, verificar los informes o asistir a reuniones, la jornada laboral a menudo parece que nunca termina. Eso es especialmente cierto en esta era de trabajadores remotos e híbridos. Bueno, al menos un gran gigante tecnológico aparentemente siente tu dolor.

En un nuevo informe especial titulado «Desglosar el día laboral infinito», Microsoft describe cómo y por qué el día laboral interminable afecta a muchos profesionales. Publicado el martes, este informe especial es un seguimiento del reciente «Informe anual de tendencias de trabajo 2025 de la compañía». En ese, Microsoft exploró el concepto de una empresa fronteriza en la que el trabajo es administrado por equipos híbridos de agentes de IA y humanos.

Con el nuevo informe, la compañía analizó cómo y cuándo las personas usan diferentes productos de Microsoft 365, como Outlook, equipos y oficina. El objetivo era mapear el tiempo y la duración de una jornada laboral típica. En su análisis anónimo, Microsoft encontró un obstáculo para la productividad en forma de un día laboral aparentemente infinito. Así es como eso se desarrolla para muchos profesionales.

El día laboral interminable

La jornada laboral a menudo comienza a las 6 a.m., con el 40% de las personas que revisan el correo electrónico para priorizar las tareas para el día que viene. El trabajador promedio recibe alrededor de 117 correos electrónicos cada día, la mayoría de ellos rompieron en menos de 60 segundos. (Tenga eso en cuenta la próxima vez que envíe un correo electrónico a alguien). Aunque los correos electrónicos uno a uno han disminuido en un 5% durante el año pasado, los correos electrónicos masivos que alcanzan 20 o más destinatarios aumentaron en un 7%.

A las 8 a.m., los equipos de Microsoft se hacen cargo del correo electrónico como el método principal para comunicarse. Aquí, el trabajador promedio recibe alrededor de 154 mensajes de equipos cada día. En todo el mundo, ese número representa una ganancia promedio del 6% durante el año pasado. Sin embargo, en regiones como Europa Central y Oriental, Medio Oriente y África, el aumento aumenta al 20%. En el Reino Unido y Corea del Sur, el salto en el número de mensajes es del 15%.

Después de abordar todos los correos electrónicos y mensajes iniciales, es hora de concentrarse en algún trabajo incondicional. Ahh, no tan rápido. Aquí vienen las reuniones.

Según el análisis de Microsoft, la mitad de todas las reuniones ocurren de 9 a 11 a.m. y 1-3 pm, esos tiempos pueden parecer razonables. Pero investigaciones anteriores han indicado que su productividad se dispara exactamente durante esas horas. En lugar de pasar ese tiempo en las reuniones, debe estar enfocado en su escritorio en un trabajo más exigente o desafiante que requiera su concentración.

Además, las reuniones mismas se han convertido más en una rutina. Según el informe, alrededor del 57% de ellos están programados para la marcha sin una invitación de calendario. Incluso algunas reuniones programadas se reservan en el último minuto. Las grandes reuniones con 65 o más participantes son del tipo de más rápido crecimiento. Casi un tercio involucra a personas en múltiples zonas horarias.

Después de un descanso para el almuerzo, muchos empleados recurren a aplicaciones de productividad como Word, Excel y PowerPoint. Esto es cuando finalmente se centran en el trabajo como escribir, analizar datos y preparar presentaciones. Pero incluso aquí, el tiempo está fragmentado, dijo Microsoft. En promedio, un trabajador se interrumpe cada dos minutos por correo electrónico, notificación o reunión ad hoc.

Bien, ahora llega las 5 pm de dejar de fumar, ¿verdad? No. Los datos muestran que la jornada laboral continúa. Como ejemplo, las reuniones que se ejecutan después de las 8 pm han aumentado en un 16% durante el año pasado. Esto se debe en gran medida a equipos globales y flexibles que intentan acomodar a las personas en todo el mundo. Además, el empleado promedio recibe más de 50 mensajes después del horario comercial normal. A las 10 pm, el 29% de los trabajadores regresan a sus bandejas de entrada para verificar sus últimos correos electrónicos.

Aah, pero ahora es el fin de semana. Es hora de relajarse y no pensar en el trabajo. Piense de nuevo. Casi el 20% de los empleados revisan su correo electrónico antes del mediodía los sábados y los domingos. Alrededor del 5% regresa a su correo electrónico los domingos por la noche después de las 6 pm mientras se preparan para otra semana con más de lo mismo.

Incluso en una sociedad y cultura adicional, la jornada laboral infinita es la locura. No solo absorbe el tiempo de trabajo que debería gastar de manera más productiva, sino que deja a los trabajadores sintiéndose cansados ​​y quemados. Y eso duele no solo a sí mismos sino a sus empleadores.

¿Cuál es la respuesta? Para esto, Microsoft sugirió que confiamos más en los agentes de IA, específicamente AI. Aunque creo que ahora fijamos demasiadas esperanzas en la IA, vale la pena revisar lo que la compañía tiene que decir.

Sigue la regla 80/20

La actividad no es lo mismo que el progreso. ¿De qué sirve el trabajo si es solo un trabajo ocupado y no aborda las tareas u objetivos correctos? Aquí, Microsoft aconseja adoptar el principio de Pareto, que postula que el 20% del trabajo debe entregar el 80% de los resultados.

¿Y cómo implica esto a la IA? Use agentes de IA para manejar tareas de bajo valor, como reuniones de estado, informes de rutina y rotación administrativa. Eso libera a los empleados para centrarse en tareas más profundas que requieren el toque humano. Para esto, Microsoft sugirió ver la nota clave de liderazgo de la Conferencia Comunitaria de Microsoft 365 sobre la construcción de la futura firma.

Rediseño para la tabla de trabajo

En lugar de usar un organizador de Org para delinear roles y responsabilidades, recurra a una tabla de trabajo. Una tabla de trabajo se impulsa más por el resultado, en el que los equipos se organizan en torno a un objetivo específico. Aquí, puede usar AI para llenar algunos de los vacíos, nuevamente liberando a los empleados para un trabajo más profundo.

Microsoft citó un lanzamiento típico de productos como un ejemplo. Para esto, el contenido se basa en el marketing, los datos con análisis, el presupuesto con las finanzas y los mensajes con las comunicaciones. Esto significa que un cambio básico como un aumento de precios podría llevar varios días y reuniones para poner a bordo todas las partes necesarias.

En cambio, Microsoft señaló a Supergood, una agencia AI primero llamada Supernatural. En Supergood, los empleados usan IA para incorporar los datos correctos en todos los servicios ofrecidos, desde la investigación del consumidor hasta la estrategia de marca, las ideas creativas.

Reconociendo que la IA puede desencadenar la ansiedad entre las personas que temen que sean reemplazadas por máquinas, el cofundador sobrenatural Mike Barrett dijo: «La IA ya no viene por su trabajo que las sierras circulares que vienen por los trabajos de los carpinteros. Más bien, Barrett sugirió que los trabajadores consideren a la IA como «una herramienta eléctrica para las personas creativas».

Utilice los agentes de IA sabiamente

Finalmente, Microsoft señaló una nueva raza de profesionales conocidos como jefes de agentes. Manejan la jornada laboral infinita, no dedicando más horas sino trabajando de manera más inteligente. Un ejemplo citado en el informe es Alex Farach, un investigador de Microsoft. En lugar de inundarse en el trabajo manual, Farach usa un trío de agentes de IA para actuar como sus asistentes. Uno recolecta investigación diaria. El segundo ejecuta análisis estadísticos. Y el tercero borrra informes para unir todos los datos.

Por supuesto, todavía existe el desafío de aprender a usar AI sabiamente. Y eso puede llevar tiempo y paciencia. «La IA ofrece una salida al lodo, especialmente si se combina con un ritmo de trabajo reinventado», dijo Microsoft en su informe. «De lo contrario, corremos el riesgo de usar IA para acelerar un sistema roto».

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